Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise der Hoferer GmbH nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Stand 2. August 2026

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserer Kanzlei. Die Hinweise gelten für alle Mandatsbeziehungen sowie für die mit der Mandatsbearbeitung verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter, die im Rahmen unserer Tätigkeit anfallen.

§ 1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist: Hoferer GmbH Steuerberatungsgesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Farnweg 2a, 77728 Oppenau/Baden, Telefon 07804 97990, Telefax 07804 979950, E-Mail info@hoferer.de, vertreten durch den Geschäftsführer Christian Hoferer.

Den Datenschutzbeauftragten der Hoferer GmbH erreichen Sie unter: TÜV Süd Akademie GmbH, Frau Irene Herb, Westendstraße 160, 80339 München, E-Mail: Datenschutz@Hoferer.de, Telefon: 07804 97990.

§ 2 Begriff der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu zählen insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steueridentifikationsnummer, Bank- und Vermögensdaten, Daten zu Familienverhältnissen, Daten zu Beschäftigungs- und Beteiligungsverhältnissen sowie alle weiteren Angaben, die im Rahmen einer Mandatsbeziehung üblicherweise verarbeitet werden.

§ 3 Datenverarbeitung bei direkter Erhebung beim Betroffenen (Art. 13 DSGVO)

Erheben wir personenbezogene Daten unmittelbar bei Ihnen, gelten die nachfolgenden Hinweise. Diese Konstellation betrifft insbesondere die Mandatsanbahnung, die laufende Mandatsbearbeitung und die Mandatsbeendigung.

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: Anrede, akademische Grade, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Steueridentifikationsnummer, Steuernummer, Mandantennummer


• Bei Unternehmen und Personenvereinigungen zusätzlich: Firma, Rechtsform, Sitz, Registereintragungen, Gesellschafterstruktur, Vertretungsverhältnisse, wirtschaftlich Berechtigte


• Auftragsbezogene Daten: Inhalt des Auftrags, Korrespondenz, übergebene Unterlagen, Arbeitsergebnisse, Honorardaten, Zahlungsverkehrsdaten


• Bei steuerlichen Mandaten: Einkommens-, Vermögens- und Belastungsverhältnisse, beruflicher Werdegang, Daten zu Angehörigen soweit steuerlich relevant, Bankverbindungen, Versicherungen, Renten- und Versorgungsansprüche


• Bei Bilanzierungs- und Prüfungsmandaten: Buchhaltungs- und Bilanzdaten, Geschäftspartnerdaten, Daten zu Mitarbeitern und sonstigen Beschäftigten des Mandanten, Daten zu Geschäftsvorfällen


• Daten nach dem Geldwäschegesetz: Identifizierungsdaten, Daten zu wirtschaftlich Berechtigten, Daten zu Mittelherkunft

Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung, Begründung, Durchführung und Beendigung des Mandatsverhältnisses einschließlich aller damit verbundenen Beratungs-, Erstellungs-, Prüfungs- und Vertretungstätigkeiten


• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere nach dem Steuerberatungsgesetz, der Wirtschaftsprüferordnung, der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch und dem Geldwäschegesetz


• Korrespondenz mit Ihnen, mit Behörden, Gerichten und Dritten, soweit dies zur Auftragsbearbeitung erforderlich ist und Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage besteht


• Honorarabrechnung und Forderungsmanagement einschließlich etwaiger Abtretung an Inkassodienstleister auf der Grundlage Ihrer in den Ergänzenden Auftragsbedingungen erteilten Einwilligung


• Erfüllung berufsrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten


• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zur Verteidigung gegen Haftungs- und Regressansprüche

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Verarbeitung auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung


• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Verarbeitung zur Erfüllung des Mandatsvertrags und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen


• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere nach der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch, dem Steuerberatungsgesetz und dem Geldwäschegesetz


• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere zur Verteidigung gegen Haftungsansprüche, zur Mandantenbetreuung und zur Sicherstellung des Kanzleibetriebs


• Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO bei Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

§ 4 Datenverarbeitung bei Erhebung von Dritten (Art. 14 DSGVO)

Im Rahmen unserer Mandatsbearbeitung verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die nicht unmittelbar beim Betroffenen, sondern bei Dritten erhoben werden. Dies betrifft insbesondere:

• Daten zu Mitarbeitern und sonstigen Beschäftigten des Mandanten im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Jahresabschlusserstellung


• Daten zu Geschäftspartnern des Mandanten, insbesondere Lieferanten, Kunden, Vermietern, Kreditgebern, im Rahmen der Buchhaltung und der Jahresabschlusserstellung


• Daten zu Angehörigen des Mandanten, soweit diese für die steuerliche Beratung relevant sind, insbesondere bei Veranlagungen, Erbschaft- und Schenkungsteuer, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen


• Daten zu wirtschaftlich Berechtigten und gesetzlichen Vertretern im Rahmen der geldwäscherechtlichen Identifizierungspflichten


• Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handels-, Vereins-, Genossenschafts- und Stiftungsregistern, Grundbüchern, Bundesanzeiger und Transparenzregister

Quellen dieser Daten sind in der Regel der Mandant selbst, der die Daten im Rahmen seiner Mitwirkungspflichten an uns übermittelt, sowie die in Absatz 1 letzter Spiegelstrich genannten öffentlichen Register und Verzeichnisse.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu denselben Zwecken und auf denselben Rechtsgrundlagen wie die in § 3 beschriebene direkte Verarbeitung.

Eine gesonderte Information der betroffenen Dritten durch uns erfolgt nach Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO nicht, soweit die Information unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre, insbesondere dann, wenn wir keinen unmittelbaren Kommunikationsweg zu den Betroffenen haben. Die Informationspflicht trifft in diesen Fällen den Mandanten als Verantwortlichen für die Übermittlung der Daten an uns.

§ 5 Empfänger und Empfängerkategorien

Personenbezogene Daten werden innerhalb der Kanzlei nur an diejenigen Mitarbeiter weitergegeben, die mit der Mandatsbearbeitung betraut sind und die zur Verschwiegenheit verpflichtet wurden.

Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Auftragsbearbeitung erforderlich ist, eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger sind insbesondere:

• Finanzbehörden und sonstige Behörden im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der gesetzlichen Vertretung des Mandanten


• Gerichte und Verfahrensbeteiligte im Rahmen gerichtlicher Verfahren


• Sozialversicherungsträger im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Beitragsmeldung


• Banken und Kreditinstitute im Rahmen der Korrespondenz und auf Anforderung des Mandanten


• Versicherungen, soweit für die Auftragsbearbeitung erforderlich


• Externe Spezialisten, die zur Auftragsbearbeitung hinzugezogen werden, insbesondere Aktuare bei der Bewertung von Pensionsrückstellungen, Rechtsanwälte bei rechtsspezifischen Fragestellungen, weitere Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer in Sonderfällen — jeweils nach Einwilligung des Mandanten und unter Verpflichtung der Empfänger zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB


• Dienstleister, die wir auf der Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einbinden, insbesondere die DATEV eG für die Rechenzentrumsdienste DATEVasp und die zugehörigen Cloudanwendungen


• Inkassodienstleister, Verrechnungsstellen und Factoringunternehmen, soweit eine Forderungsabtretung oder Einziehungsübertragung erfolgt und Sie hierzu in den Ergänzenden Auftragsbedingungen eingewilligt haben


• Anbieter von KI-Systemen erhalten keine personenbezogenen Daten: Ihnen werden ausschließlich zuvor anonymisierte Inhalte nach Maßgabe des § 6a bereitgestellt.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht, soweit dies nicht im Einzelfall zur Auftragsbearbeitung erforderlich und durch eine geeignete Rechtsgrundlage gedeckt ist, insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO oder durch Ihre ausdrückliche Einwilligung.

§ 6 Auftragsverarbeitung durch DATEV

Wir nutzen für die Mandatsbearbeitung die Rechenzentrums- und Cloud-Dienste der DATEV eG, Nürnberg, insbesondere DATEVasp. Mit der DATEV eG besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Datenverarbeitung durch die DATEV eG erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Die DATEV eG und ihre Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit nach den einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften verpflichtet.

Die DATEV eG ist berechtigt, weitere Auftragsverarbeiter (Unter-Auftragsverarbeiter) einzusetzen, insbesondere für den Betrieb der Rechenzentren, die Wartung der IT-Infrastruktur und die Vernichtung von Datenträgern. Die Auswahl und Kontrolle dieser Unter-Auftragsverarbeiter sowie der Abschluss der erforderlichen Vereinbarungen nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO obliegen der DATEV eG; wir wirken über den mit DATEV geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen hin. Eine aktuelle Auflistung der von der DATEV eG eingesetzten Unter-Auftragsverarbeiter wird von DATEV unmittelbar bereitgestellt; wir leiten Ihnen die Information auf Anfrage weiter.

Eine Übersicht der bei der DATEV eG getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der eingebundenen Subunternehmer können Sie auf Anfrage bei uns einsehen.

§ 6a Einsatz von KI-Systemen (KI-gestützte Recherche)

Wir setzen bei der Mandatsbearbeitung unterstützend KI-gestützte Recherche- und Textwerkzeuge ein. Zum Einsatz kommt der Dienst „Claude" des Anbieters Anthropic über einen kanzleieigenen, zugangsbeschränkten Arbeitsbereich auf Grundlage der kommerziellen Vertragsbedingungen des Anbieters.

Dem Einsatz liegt ein mehrstufiges Schutzverfahren zugrunde: (a) Vor jeder Nutzung werden die betreffenden Unterlagen durch ein kanzleieigenes, ausschließlich lokal betriebenes Anonymisierungsverfahren vollständig anonymisiert; Namen, Anschriften, Kennnummern und weitere identifizierende Angaben werden durch neutrale Platzhalter ersetzt. (b) Die Zuordnungsübersicht verbleibt ausnahmslos in der Kanzlei und wird zu keinem Zeitpunkt an den KI-Dienst übermittelt. (c) Vor jeder Recherche erfolgt eine dokumentierte Eingangsprüfung, ob trotz Anonymisierung ein Rückschluss auf natürliche Personen möglich ist; bei Beanstandung wird die Recherche nicht durchgeführt. (d) Die Rückführung der Arbeitsergebnisse in den Klartext erfolgt ausschließlich lokal in der Kanzlei.

Personenbezogene Daten werden dem KI-Anbieter nach diesem Verfahren nicht übermittelt. Die der Nutzung vorgelagerte kanzleiinterne Verarbeitung — insbesondere die Anonymisierung selbst — beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und qualitativ hochwertigen Mandatsbearbeitung unter strikter Wahrung des Berufsgeheimnisses.

Höchstvorsorglich — für den Fall, dass einzelne Angaben trotz des mehrstufigen Prüfverfahrens im Einzelfall personenbeziehbar sein sollten — bestehen mit dem Anbieter vertragliche Garantien: eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) für den Fall einer Übermittlung in die USA sowie der vertragliche Ausschluss der Nutzung übermittelter Inhalte zum Training der KI-Modelle. Eine Kopie dieser Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Arbeitsergebnisse aus dem KI-Einsatz werden stets durch unsere Berufsträger fachlich geprüft und verantwortet; Entscheidungen trifft in jedem Fall ein Mensch (vgl. § 10).

§ 7 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der in § 3 Absatz 3 genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern.

Maßgeblich für die Speicherdauer sind insbesondere:

• die berufsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 66 Absatz 1 Steuerberatungsgesetz für Handakten in Höhe von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrags


• die steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abgabenordnung


• die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch


• die Aufbewahrungspflichten nach dem Geldwäschegesetz


• die Verjährungsfristen für Schadensersatz- und Regressansprüche

Über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus speichern wir Daten nur dann, wenn ein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO dies rechtfertigt, insbesondere zur Verteidigung gegen mögliche Haftungs- oder Regressansprüche. Nach Wegfall des berechtigten Interesses werden die Daten gelöscht.

§ 8 Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO


• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO


• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, soweit der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen


• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO


• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar


• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO gestützt wird

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für die Hoferer GmbH ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Telefon 0711 6155410, E-Mail poststelle@lfdi.bwl.de.

§ 9 Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben, beruht teilweise auf vertraglichen Pflichten aus dem Mandatsverhältnis und ist teilweise zur Erfüllung der gesetzlichen Mitwirkungspflichten erforderlich, insbesondere nach dem Geldwäschegesetz.

Werden uns die zur Auftragsbearbeitung notwendigen Daten nicht oder nicht vollständig zur Verfügung gestellt, kann das Mandatsverhältnis nicht oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. In diesem Fall sind wir berechtigt, das Mandat aus wichtigem Grund zu beenden.

§ 10 Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO einschließlich Profiling findet nicht statt. Das gilt auch beim Einsatz von KI-Systemen nach § 6a: Diese dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Tätigkeit; jedes Arbeitsergebnis wird durch unsere Berufsträger fachlich geprüft, und Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, trifft in jedem Fall ein Mensch.

§ 11 Weitergabe an Berufshaftpflichtversicherer

Im Falle eines Schadensfalls oder einer Haftungsanfrage sind wir nach den Versicherungsbedingungen unserer Berufshaftpflichtversicherung verpflichtet, dem Versicherer die zur Bearbeitung erforderlichen Daten zu übermitteln. Diese Übermittlung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht nach § 57 Absatz 1 Steuerberatungsgesetz tritt insoweit zurück (§ 64 Absatz 4 Steuerberatungsgesetz).

§ 12 Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise an veränderte rechtliche oder tatsächliche Verhältnisse anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website www.hoferer.de bereitgestellt und Mandanten auf Anforderung übersandt.